Archiwizuj mądrze

Przepływ informacji jest teraz bardziej widoczny i znacznie szybszy, niż kiedykolwiek. Więcej informacji niż dotychczas dociera do nas zwłaszcza w pracy. Ponieważ zauważamy tendencję wzrostową, na horyzoncie pojawiają się dwa interesujące pytania: Jak mądrze archiwizować i Czy faktycznie trzeba archiwizować dzisiaj wszystko?

Katarina Hinnerson jest fizjoterapeutką, która ma lekką obsesję organizowania wszystkiego. Prowadzi firmę Ordningskonsulterna.se, która pomaga firmom i osobom uporządkować i zorganizować swoje rzeczy.

- Celem jest ułatwienie życia codziennego, tworząc komfortowe i bardziej funkcjonalne przestrzenie, zarówno w domu jak i w biurze. Pomagamy zaoszczędzić czas i energię, - mówi Katarina.

- Zawsze lubiłam porządek.  We wszystkich moich miejscach pracy przez lata, organizowałam zawartość szafek i biurek - wszystko miało swoje miejsce. I w końcu zrozumiałam, że to jest to, co chcę robić w życiu.

Mimo że wiele firm stara się stać "biurami bez papieru" (termin, który powstał w 1973 roku), wciąż jest duża ilość papieru w obiegu w miejscach pracy.

- Chodzi o to, aby przechowywać tylko te przedmioty, które są naprawdę potrzebne. Dobrą alternatywą jest, aby spróbować archiwizować więcej informacji cyfrowo. To również sprawia, że dokumenty można przeszukiwać w szybki i łatwy sposób.

Katarina zaznacza, że zbyt wiele dokumentów w biurze i spędzanie zbyt dużo czasu na szukaniu ich może mieć negatywny wpływ na środowisko pracy.

- Badania pokazują, że spędzamy dużo czasu na szukaniu dokumentów w pracy. Czytałam badania, które pokazały, że spędzamy średnio jeden miesiąc w roku szukając zagubionych rzeczy. To wyłącznie zmarnowany czas!

Pierwszym krokiem w kierunku lepszej archiwizacji jest stworzenie lepszej struktury archiwum.

- Staram się podzielić dokumenty na projekty, co staje się bardziej zrozumiałe dla mózgu. Sortowanie rzeczy na podstawie różnych kategorii jest dobrym sposobem na organizowanie pracy i tworzenie archiwum.
Oprócz myślenia o praktycznych zaletach dotyczących archiwizacji, ważne jest również, aby śledzić wydajność i miejsce na półkach i w szafach z dokumentami.

- Regały muszą być w stanie unieść dość duży ciężar dokumentów. Należy również upewnić się, że półki, które wybieramy będą wystraczająco głębokie -wyjaśnia Anna Stenström, sprzedawca w AJ Produkter. Aby archiwizacja była dobrze zorganizowana, warto kupić pudła archiwizacyjne i pudełka do przechowywania teczek - to może być dobrym uzupełnieniem. Powinno się także oznaczyć półki etykietami. Wtedy mamy wszystko, czego potrzebujemy do stworzenia udanego, zorganizowanego archiwum.

- Zapewniamy kompleksowe rozwiązania i pomożemy przeprowadzić Cię przez gąszcz różnych archiwizacyjnych problemów, reasumuje Anna Stenström