Udane spotkanie

Spotkania to duża część dnia pracy dla wielu osób. Są ważnym narzędziem rozwoju firm i pracowników. Ale wiele spotkań jest nieefektywnych. Jasny cel i właściwy format każdego spotkania to elementy, które zwiększają efektywność.

Największym wyzwaniem w organizowaniu udanych spotkań jest maksymalizacja ich efektywności. Upewnij się, że każde spotkanie ma cel. Czy spotkanie jest informacyjne, czy też uczestnicy powinni być aktywni? Informuj o celu zaproszenia, aby uczestnicy wiedzieli, czego się od nich oczekuje i mogli się odpowiednio przygotować. Zapewnij również jasne funkcje uczestnikom spotkania.

Pamiętaj, aby rozpocząć spotkanie o czasie, nawet jeżeli jakiś uczestnik jest spóźniony. Pamiętaj, aby dokumentować każde spotkanie. Ułatwi to podejmowanie decyzji i kontynuację spotkania później. Dobrym pomysłem jest opracowanie polityki na spotkania, aby uniknąć rozpraszających hałasów i przerw.

Dobierz format spotkania do jego celu
W wielu firmach spotkania odbywają się wokół tego samego stołu konferencyjnego, bez względu na cel. Aby spotkanie było skuteczne, należy wybrać odpowiedni typ. Tradycyjny stół to nie wszystko!

Spotkania stojące są odpowiednie do codziennych spraw bieżących i szybkich aktualizacji statusów. Spotkania są krótkie i skuteczne, pozwalają na uzyskanie szybkich decyzji. Kiedy stoimy, jesteśmy bardziej czujni i jednocześnie przyjmujemy dawkę codziennej aktywności fizycznej. Dobrym pomysłem jest inwestycja w stół konferencyjny o regulowanej wysokości, który sprawdzi się zarówno podczas spotkań stojących, jak i siedzących. Podczas spotkań stojących informacje można zebrać na tablicy lub flipcharcie.

Spacer i rozmowy na świeżym powietrzu są doskonałe dla głębokich, luźnych rozmów w małych grupach (maksymalnie pięć osób). Ponadto są idealne do znajdywania kreatywnych rozwiązań. Badania pokazują, że myślimy bardziej kreatywnie, kiedy poruszamy się na świeżym powietrzu, niż kiedy znajdujemy się w zamkniętych pomieszczeniach. Podczas spacerów oddychamy świeżym powietrzem i otrzymujemy dawkę światła słonecznego, które powoduje naturalny wzrost energii. Spacer i rozmowy nie wymagają specjalnych urządzeń, jednak zalecane są wygodne buty.

Tradycyjne spotkania, podczas których siedzi się przy stolę to najbardziej właściwa forma dla formalnych i decyzyjnych spotkań. Tego typu spotkania często mają przewodniczącego i jasny program. Jeśli spotkanie jest dobrze zorganizowane, jest skuteczne i pozwala oszczędzić czas. Jednak tego typu spotkania często mogą hamować kreatywność i sprawiać, że użytkownicy są pasywni.

Spotkania twórcze pomagają odkryć nowe perspektywy, rozwiązania i możliwości. Podobnie jak w przypadku wszystkich typów spotkań, ważne jest jasne określenie celów. Kreatywne spotkania to pole do interakcji, wymiany pomysłów. Wykorzystaj tablice, aby notować pomysły i wizualizować myśli. Nie bój się robić przerw i zmieniać środowiska podczas spotkań, aby uzyskać nowe wrażenia.